Бриф на мероприятие: какие вопросы задать заказчику или руководителю

Бриф для мероприятия фиксирует ключевые параметры события: цели, аудиторию, формат, бюджет и ограничения. Этот документ объединяет ожидания заказчика и исполнителя, предотвращая недопонимание.

Цели брифа включают стратегическое планирование и минимизацию рисков. Он определяет, что именно нужно достичь, с измеримыми KPI, и учитывает ресурсы.

В 2026 году бриф часто создаем в цифровом формате (например гугл таблицы) - для быстрой корректировки.

"Когда всё это собрано в одном документе, вероятность путаницы и недопонимания резко снижается — планирование идёт гладко, а количество дорогих и лишних переделок сводится к минимуму."

По нашим ощущениям, четкий бриф повышает эффективность мероприятий примерно на 40%.

Бриф клиента фокусируется на общих ожиданиях и видении, а бриф агентства углубляется в технические детали для исполнения.

Эта таблица помогает выбрать подход: клиентский бриф подходит для начального согласования, а агентский — для детального тендера.

Составление брифа начинается с исследования заказчика. Изучите сайт и соцсети, чтобы понять бренд и прошлые события. Затем проведите встречу для уточнения деталей. Это позволяет точно понять цели и формат, адаптируя документ под проведение мероприятия.

Далее структурируйте вопросы по блокам: общие данные (контакты, дата), компания (позиционирование, конкуренты), цели (SMART: конкретные, измеримые, достижимые, значимые, с дедлайнами), аудитория (демография, мотивы), сроки и бюджет, пожелания. Добавьте примеры ответов в скобках для ясности. Для организаций мероприятий в агентство подойдет блок с задачами проекта, где фиксируют все этапы от концепции до отчета.

Выберите формат: Google Forms для онлайн-заполнения или PDF с полями.

В 2026 году можно интегрировать CRM-системы для автоматического трекинга. Оформите документ кратко, без сленга, с логической последовательностью от общего к частному.

«Бриф на мероприятие — это ваша база. Он помогает сразу понять главное: зачем мы это делаем и по каким признакам поймём, что всё получилось».

Для проведения мероприятия используйте бриф как основу ТЗ. Это обеспечит четкость и снизит риски при организации мероприятий - как для для заказчика так и для агентства.

Как составить бриф - наглядно:

"Хороший бриф — это фундамент успеха"

Сбор информации о мероприятии

Соберите данные о компании: миссия, продукты, конкуренты. Уточните повод события и первичное видение. В своей работе, мы начинаем с анализа прошлого опыта заказчика -это позволяет точно спланировать активности, а также помогает отразить цели мероприятия и формат.

Определение ключевых разделов

Разделите бриф на блоки: сведения о заказчике, детализация события, аудитория, логистика, бюджет, требования, сроки. Это делает документ удобным для заполнения, особенно при передаче в агентство.

Заполнение шаблона

Просите заполнять последовательно, начиная с контактов. Добавьте открытые поля для комментариев.

Идеальный бриф лаконичен (1-3 страницы), конкретен и структурирован. Он содержит 7-10 блоков: контекст компании, цели с KPI, аудиторию, продукт, конкурентов, стиль, бюджет, сроки.

Пример: для корпоративного события укажите "KPI: +25% лояльности по опросу". Рекомендации: проверьте на конкретику, добавьте визуалы. Это позволяет раскрыть все аспекты о проекте, включая цели проекта и бюджет проекта.

• Логическая структура с заголовками.
• Краткость: не более 2 страниц.
• Ясность: простые формулировки.
• Конкретные цели с KPI.
• Описание компании и УТП.
• Детальный портрет аудитории.
• Анализ конкурентов.
• Сроки и бюджет.
• Закрытые вопросы для удобства.
• Конкретика без общих фраз.
• Формат для дебрифинга.

Бриф должен содержать разделы с данными о проекте: формат мероприятия, концепции мероприятия, цели мероприятия в бриф, задачи проекта, цели проекта, бюджет проекта. Объем — 1-2 страницы, фокус на содержании брифа.

Укажите, когда состоится мероприятие, во сколько оно начнётся и сколько продлится. Также обозначьте тип мероприятия (например, конгресс или конференция) и его формат (гибридный, онлайн или очный).

Подробнее о том, что добавить в бриф:

• Общие сведения о заказчике и организаторе. Укажите название компании, контакты, описание бизнеса, тон коммуникации. Для организатора — роли и каналы связи.
• Детализация мероприятия и его концепция. Опишите тему, формат мероприятия, цели мероприятия, ключевые сообщения. Включите концепции мероприятия и референсы. Какое главное сообщение или тему вы хотите, чтобы участники унесли с собой? Это станет “красной нитью” всего мероприятия.
• Дата, время и место проведения. Фиксируйте даты, продолжительность, локацию с требованиями. Бюджет и финансовые аспекты. Укажите общий бюджет проекта, статьи расходов, условия оплаты.
• Технические и организационные требования. Перечислите звук, свет, персонал, безопасность, кейтеринг.
• Сроки и документооборот. Определите дедлайны, этапы, договоры.
• Дополнительная информация и ограничения. Добавьте пожелания, ограничения, риски.

Пример брифа на корпоративное мероприятие:

• Общие сведения: Название, контакты, описание.
• Цели: Четкие с KPI.
• Аудитория: Портрет.
• Требования: Стиль, ограничения.
• Ограничения: Бюджет, сроки.
• Дополнительно: Рефренсы, история.
• Полнота: Все разделы заполнены?

Вопросы и ответы

Вопрос: Что такое бриф мероприятия?

Ответ: Документ с целями, аудиторией, бюджетом для координации.

Вопрос: Зачем нужен бриф?

Ответ: Фиксирует ожидания, минимизирует риски.

Вопрос: Что включить в бриф?

Ответ: Сведения о заказчике, цели, аудиторию, бюджет.

Вопрос: Каким должен быть бриф?

Ответ: Лаконичным и понятным.

Вопрос: Виды брифе для событий?

Ответ: Для корпоративов, конференций.

Бриф — это ваш ориентир на всём пути подготовки: он фиксирует цели, формат, бюджет и ключевые договорённости, помогая команде и подрядчикам двигаться в одном направлении. Когда всё важное собрано в одном документе, риск «неожиданностей» резко снижается — меньше разночтений, больше прозрачности и управляемости.

Грамотно составленный бриф — это не просто формальность или бюрократия, а надежный стратегический фундамент любого проекта. Он синхронизирует видение клиента и агентства, экономит время, защищает от лишних трат и является главной гарантией того, что мероприятие пройдет ровно так, как задумывалось.

Анна Соколова

эксперт по ивент-менеджменту, Арт Актив